Guia para NUEVOS organizadores
¿Te gusta el negocio de creación u organización de eventos y es tu primera vez? Nosotros te apoyamos con nuestra experiencia, buenas prácticas y desarrollo tecnológico a través de ésta guía que te llevará paso a paso por lo elemental.
Recuerda que TICKET HOLDER se especializa en eventos pequeños y medianos ya que en éste rubro el tamaño si importa. A eventos grandes a mayor complegidad para que las cosas salgan bien.
En ésta guia marcaremos en verde los puntos que TICKET HOLDER, recomienda para aquellos nuevos emprendedores que quieren hacer de la cultura un modo de vida.
Crea un equipo
Ya sea de forma independiente o con los inversionistas. Ojo, una misma persona puede ser el responsable de 2 áreas
Tony Fred
Responsable general
La persona responsable que lleve el liderazgo de todo el evento. No necesariamente es el socio de mayor inversión, tambien puede ser el que tenga experiencia o simplemente el que tenga la capacidad de ejercer liderazgo. Hombre o mujer. Supervizar que todos los demás miembros del equipo cumplan con las tareas encomendadas, además de hacer la unión entre ellos y solucionar las dificultades que presente cada miembro. Tambien se recomienda que sea el que lleve las cuentas financieras.
Mich Stark
Responsable logistico
La persona que se va a encargar que los proveedores realmente tengan el material, equipo o servicios adecuados para evento. Entre otras cosas debe coordinar a los proveedores como un director de orquesta. Los proveedores por si solos no tienen la capacidad de auto organizarse.
Aline Turner
Responsable de publicidad y ventas
La persona responsable en vender los boletos y dar difusión del evento. Esta persona tendrá una gran presión ya que en el/ella recae el fin último de los inversionistas. Buscar la ultilidad financiera.
Iris Joe
Responsable facilitador
La persona que ayudará a todos los demás a ejecutar tareas y cumplir con los tiempos estipulados.
Desarrolla la división organizacional para que cada quien desempeñe una o un par de tareas especificas donde cada quien tenga libertad de toma de desiciones. NO se conviertan en un cuello de botella entre ustedes. Tengan solo 1 junta semanal.
Define un concepto
La idea en definir un concepto sirve para que a través de los años vayas creando de tu evento un servicio o espacio reconocido. Es decir, que a través de los años puedas reeplicar el mismo evento mejorando la organización o entretenimiento y ganancia financiera. Por ejemplo, en la industria de las ferias sería: La feria del mueble, la feria de aguascaleientes, Corona Capital, etc.
Mantente en la menralidad que para el próximo año lo vas a replicar de una mejor forma gracias a la experiencia previa. Tu evento será parte de tu marca personal.
Tiempo de Planicicación
Tiempo correcto
El tiempo adecuado con el que debes comenzar las tareas iniciales es de 6 meses. Consulta el calendario y asigna una fecha tentativa entre 6 y 7 meses de anticipación.
Tiempo justo
El tiempo con el que aún puedes organizar un evento pero pueden existir variables de riesgo sobretodo con los proveedores y ventas anticipadas de los boletos es de 4 a 5 meses.
Falta de tiempo
Por ningún motivo te recomendamos hacer un evento con un tiempo menor a 4 meses. Recuerda que el objetivo es buscar el exito en tu primera vez.
Tamaño del evento
Eventos chicos
De 50 a 100 asistentes
Eventos medianos
De 100 a 500 asistentes
Eventos grandes
+ 500 asistentes
Toma en cuenta que a mayor número de asistentes, mayor será la cantidad de inversión y la dificultad de conseguir, organizar y controlar a los proveedores. Desarrolla evento grandes solo cuando tengas a un equipo de confianza y experiencia previa donde ya hayas aprendido de tus errores.
Temporalidad del evento
Consulta el calendario de eventos de tu ciudad o de otras ticketeras que tengan eventos anunciados.
Busca temporada medias y altas para de turismo vacacional o locales tengan tiempo disponible. Este punto es impotante para enfocarte a un público objetivo y le puedas hacer interacciones con ellos . Por ejemplo: si tu evento es en TULUM en temporada vacacional alta hay varios eventos anunciados, preparate para hacer publidcidad y contenido en inglés para un público mayormente extranjero. De USA, de EUROPA, de RUSIA, etc.
No compitas con eventos de renombre que lleven varias ediciones, enfocate en como complementarlo.
12 mil
Ventas
45%
tareas realizadas
60
dias para el evento
Cronograma y métricas
Genera un cronograma y métricas que te ayuden a entender los avances, ventas y desempeño para que puedas tomar decisiones.
Da servicio a cliente
Asigna una persona que sean encargada de contestar las dudas o dar seguimiento a las personas interesadas en el evento. Por ningún motivo los dejes en vistio. Trata de cerrar ventas al momento.
